Modelo Central de Procesos de Negocio. Tu operación Confiable y Controlada.

Por: Ing. Jorge Mercado, Ing. Mario Brieño

» Juan es un ingeniero con poca experiencia, pero con un buen nivel de conocimiento en ingeniería, calidad y mejora continua. Claudia es una administradora de empresas, acaba de ingresar a esta empresa financiera que busca conseguir la autorización del órgano regulador para realizar préstamos a pequeñas y medianas empresas, así como para captar inversiones extranjeras. «

» Se encuentran comentando el Reporte de la Auditoría que les acaba de realizar una Calificadora de Riesgos, pues a ellos les han asignado el proyecto para obtener el siguiente nivel en Gestión de Riesgos y no pueden salir de esa reunión sin contar con un plan de trabajo para presentar a la Dirección, quien comprometió “todo el apoyo necesario” para lograrlo. «

» Leyendo el reporte en la sala de juntas de la Dirección, observan que la primera “observación” de la calificadora de riesgos, es que “requieren contar con procesos formales, al menos para la Gerencia de Negocios” quien será responsable de gestionar los créditos empresariales y atraer inversión internacional. «

» Todos los demás hallazgos tienen relación con “contar con Procesos Formales”: indicadores confiables, roles y responsabilidades claras, riesgos bien gestionados, mejora continua, cumplimiento normativo, continuidad de negocio y controles de seguridad de la información. Son principalmente las otras recomendaciones que tienen relación a una Gestión por Procesos bien implementada. «

» Ellos aprendieron de procesos, participaron en proyectos de certificación de la norma ISO 9001, incluso en la implementación de un sistema informático para la transaccionabilidad de las operaciones en sus empresas anteriores, pero algo les falta. «

» Contándose entre ellos sus experiencias en anteriores empresas y sus proyectos, comenzaron a identificar un común denominador: un aspecto que se repetía de manera constante: Los proyectos terminaban como “carpetas de procesos” empolvadas y abandonadas en los anaqueles de los departamentos de Calidad y Procesos, sin reflejar una operación confiable, o bien, en proyectos colapsados. Los sistemas informáticos se implementaron “a medias”, con fallas y cambios permanentes, que eran costosos e interminables. «

» Comenzaron a escribir una lista de problemas y necesidades para poder diseñar, desarrollar e implementar una gestión por procesos efectiva y cumplir con los “requerimientos” de la Calificadora de Riesgos y entonces, estar en condiciones de cumplir con el objetivo estratégico que les ha sido encomendado y del cual depende su estabilidad, y muy probablemente su permanencia en la empresa: Dar Créditos Empresariales y Atraer Inversiones Extranjeras, es el objetivo del proyecto, y por supuesto: pasar la próxima auditoría.
Su lista, depurada y priorizada fue ésta:

¿Qué necesitamos para que el proyecto logre los resultados establecidos?

• Participación proactiva y cumplida de los dueños de los procesos y sus colaboradores clave, especialmente del Gerente de Negocios, que se la pasa resolviendo problemas todo el tiempo, en reuniones interminables y estériles, además de atender eventos sociales de la empresa financiera.
• Integrar un equipo multifuncional proactivo dedicado al proyecto, con suficiente facultamiento para la toma de decisiones y con un enfoque colaborativo.
• Utilizar adecuadamente los recursos con los que cuenta la Financiera de manera óptima, especialmente, los sistemas e infraestructura tecnológica, así como las competencias del personal que está enormemente desaprovechado.
• Respaldo de la Dirección para apoyar el proyecto
• Participación de Auditoría Interna para verificar el proyecto y alertar la intervención oportuna. «

» Se dedicaron a hacer un plan de trabajo para cumplir con las fechas establecidas por la dirección y comprometidas con la Calificadora de Riesgos, que advertía algo muy puntual: «

“No querían encontrar carpetas solamente y auditar una operación con hallazgos que evidenciaran que solo trabajaron para “cumplir el requerimiento”, es decir “maquillaje”, sino una operación confiable basada en procesos que la reflejara formalmente en su estructura documental y en la utilización del sistema informático”

» El equipo de auditores de la Calificadora de Riesgos, se distinguía por ser muy experimentado y no sería fácil engañarles, además, Claudia y Juan, no estaban dispuestos a dirigir un proyecto que enmascarara una operación que no reflejara de manera genuina y efectiva su realidad. No querían solo cumplir una tarea, sino lograr un objetivo, obtener un resultado satisfactorio para la empresa, y por supuesto, para ellos. «

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Empresas Financieras, Tecnológicas, de Servicios, de Manufactura, de Distribución, Transporte y Comercializadoras que quieren organizarse, y sus directivos tienen la visión empresarial de saber que su éxito consiste en la integración de tres componentes: Organización, Tecnología y Capital Humano, donde el conocimiento organizacional pragmático es su base fundamental, y la ejecución esmerada y ágil es su elemento impulsor.

El Modelo Central de Procesos de Negocio® es una técnica para la implementación efectiva de la Gestión por Procesos que enfoca en la organización, por medio de una estructura central que representa de manera organizada la estrategia de las empresas en sus procesos, e integra sus recursos y capacidades, destacando los tres elementos necesarios para lograr una operación confiable: Procesos, Tecnología y Capital Humano.

El Modelo Central de Procesos de Negocio® organiza a tu empresa introduciendo la perspectiva de Cliente-Proveedor Interno, y así sostenga la satisfacción de los clientes externos y optimice sus recursos, obteniendo así una rentabilidad sostenible y el cumplimiento de una normatividad exigente.

En Equipo mabrieno de Aprendizaje Colaborativo hemos diseñado un Modelo Central de Procesos de Negocio® que utiliza 8 componentes que deben ser integrados dependiendo de: los requerimientos estratégicos y, un entorno de competencia para poder ser confiables, reflejando el talento, experiencia y conocimiento de sus colaboradores en todos los niveles de gestión, y con ello diferenciarse y sobresalir.

El Modelo Central de Procesos de Negocio® que hemos diseñado e implementado en empresas Financieras, Tecnológicas, de Servicios, Comercializadoras, Manufactura, Distribución y Transporte, te muestra qué debes organizar para que los esfuerzos y proyectos de tu empresa tengan un éxito sostenible y no solo sean maquillaje o terminen colapsados, subutilizando y desperdiciando sus recursos y capacidades.

En Equipo mabrieno de Aprendizaje Colaborativo no solo hemos diseñado el Modelo Central de Procesos de Negocio sino también el Método ADDII®, que define “cómo hacerlo” y lograr su implementación efectiva. Se basa en 4 etapas que pueden durar desde 4 meses hasta 8 meses, para empresas medianas. Los últimos proyectos que hemos realizado son de 6 meses, el más corto y 12 meses, el más largo, y su duración está en función del número de procesos a incluir en el proyecto, así como los componentes a integrar en el Modelo.

Los resultados son satisfactorios, especialmente, para los directivos y colaboradores involucrados, que ven su talento, experiencia y conocimiento representados y dignificados en el Modelo de Procesos logrado.

Nuestro trabajo consiste en ser proveedores de conocimiento pragmático y relevante de las mejores prácticas de la Gestión Empresarial, Estándares y Mejora Continua, que proyecte al equipo de colaboradores, quienes aportan lo mejor de si mismos de manera colaborativa para la implementación de un modelo de procesos que es la base para su alto desempeño.

Además, nuestro trabajo se enfoca en ser facilitadores para la integración del Modelo Central de Procesos de Negocio®, aportando técnicas, mejores prácticas y modelos de desarrollo tecnológico en tres disciplinas: Procesos, Tecnología y Capital Humano.

El Modelo Central de Procesos de Negocio® es la solución para las empresas que están en un momento de su madurez que quieren capitalizar su experiencia, su conocimiento y evitar el desperdicio de recursos, organizarse para crecer y para competir, destacando sus virtudes, no solo resolviendo problemas de manera reactiva, sino también, aprovechando las oportunidades que se generan por hacer un trabajo estructurado.

En Equipo mabrieno de Aprendizaje Colaborativo realizamos dos tipos de proyectos:

1. De Estructura. Organizando empresas que reflejen su estrategia
2. De Flujo. Aumentar su velocidad de manera controlada, por medio de la mejora continua

Tres son los impulsores estratégicos a los que aportamos valor:

1. Bajar el gasto de operación eliminando el desperdicio de recursos, optimizándolos.
2. Mejorar la Calidad de Procesos, Productos/Servicios y Servicio al cliente por medio de Procesos eficientes, adaptables y flexibles.
3. Aumentar la velocidad de los procesos, por medio de la mejora continua.

Cumplir con: la normatividad aplicable, objetivos estratégicos, implementar sistemas informáticos efectivamente, bajar gasto de operación, eliminar desperdicio, aprovechar recursos subutilizados, definir claramente roles y responsabilidades, evaluar el desempeño del personal, controlar la operación por medio de indicadores reales, certificarse en estándares sin maquillaje, mejorar la comunicación, realizar proyectos satisfactorios, capitalizar las competencias del personal, trabajar de manera colaborativa y ser confiables, son los resultados que obtienen nuestros clientes.

Una pregunta constante que nos hacen nuestros colegas, clientes y amigos, es “¿cómo logro identificar, de manera priorizada las mejoras necesarias en mi empresa, y cómo se la presento a mis directivos de manera asertiva para conseguir su aprobación y apoyo?”

Contamos con tres técnicas para identificar mejoras y/o correcciones en la operación de las empresas:

1. Describe tus procesos y mídelos: Valor, Calidad, Cumplimiento y Desempeño, entonces plantea los problemas encontrados y comienza por los que generarán mayor valor a tu estrategia.
2. Describe tus procesos y compáralos con las mejores prácticas y aplica las que aportarán mayor valor a tus objetivos estratégicos.
3. Describe tus procesos, entrena a tu equipo de colaboradores en las mejores prácticas aplicables a tu sector económico e industria, y pregúntales: ¿Por dónde comenzamos y qué hacemos para mejorar/corregir nuestra operación?

Si observas, en las tres técnicas que utilizamos, comenzamos por “describir” la operación, las técnicas están basadas en la premisa de Rummler: “Si quieres entender algo, descríbelo una vez que lo describas, lo podrás medir, una vez que lo midas, lo podrás controlar, una vez que lo controles, lo podrás corregir o mejorar, para lograr tus objetivos”

Ésta es la razón por la cual, en más de 20 años en la consultoría de empresas certificada, en todos nuestros proyectos hemos MAPEADO LOS PROCESOS.

También, es la razón por la cual, en nuestro primer libro publicado presentamos el Modelo de las 6 P’s para el Mapeo de Procesos®, “una Guía práctica, rápida y sencilla para modelar los procesos de una organización”. Que es, una herramienta básica para la Gestión por Procesos, que muchos saben, pero difieren mucho en su interpretación para un correcto Mapeo de Procesos de Negocio.

Cabe señalar que muchas empresas, tienen un enfoque destacado en estrategias para vender más y es correcto, sin embargo, nuestra propuesta es balancear este esfuerzo para lograr sostener de manera confiable esa estrategia por medio de procesos que la respalden con capacidad óptima, entendiendo claramente que, “se obtiene más del doble de rentabilidad, por eliminar desperdicios que por duplicar las ventas”. Sin descuidar las ventas, por supuesto.

Nuestros clientes, típicamente comienzan por un curso de “Gestión por Procesos y el Modelo Central de Procesos de Negocio”, el cuál terminamos con un plan general de trabajo para implementar las soluciones definidas en conjunto para sus Empresas.

Posteriormente, realizamos en muchos casos, un proyecto de consultoría, donde todos aprendemos, y juntos, compartimos y adquirimos mayor conocimiento. Les permite a nuestros clientes, mantener en un ciclo de mejora su Modelo Central de Procesos de Negocio ya sin nuestra participación directa, y a nosotros nos permite contar con su amistad y confianza para establecer mayores y mejores relaciones para nuevos proyectos.

Conoce nuestro Catálogo actualizado de Servicios de Capacitación y Consultoría, y el enfoque de solución que damos a nuestros clientes, con tres tipos de problemas que atendemos: Lo que se debe corregir, lo que se puede mejorar y lo que se necesita integrar como nuevo.

Contamos con los testimonios y respaldo de nuestros clientes, quienes con gusto referencian nuestro trabajo y será un honor para nosotros escuchar tus requerimientos y enfocarnos en proponerte una solución para aprovechar tus oportunidades y mitigar tus restricciones, y con ello lograr tus objetivos estratégicos.

“La organización y la estructura no son garantía de éxito,
pero la falta de organización y estructura si son garantía de fracaso”
Peter Druker.