Las 7 R para Presentar – Vender Proyectos a tus Directivos y tengan mayor probabilidad de ser aceptados

Uno de los cuestionamientos que recibimos en los cursos de Gestión por Procesos y en los servicios de Consultoría para la implementación de mejores prácticas es este: ¿cómo logro presentar de manera efectiva un Proyecto de Mejora a mis jefes y no me rechacen de inmediato, o me den largas y no resuelvan a favor de la iniciativa de mejora?

Los nuevos profesionales y muchos de los experimentados, se encuentran con esta situación, así como también encontramos a muchos Directivos que reciben propuestas sin pies ni cabeza, sin enfoque ni estructura.

Te presentamos las 7 R’s para Presentar Proyectos de Mejora y algunos tips al final de este artículo:

1 R – Rise. Levantarse. Haz una presentación donde especifiques «en dónde» hay un problema (algo que debe corregirse, algo que puede mejorarse o algo que debe crearse como nuevo), ¿en qué proceso está el problema?, cuáles son los síntomas por los cuales identificaste con tu equipo o tus compañeros el problema; qué impacto le causa éste problema al cliente, a los tiempos de ejecución para operar y entregar, a la calidad de los procesos, productos o servicios que le entregan al cliente, o bien, a los costos de operación, el desperdicio, los reprocesos, la satisfacción del cliente, etc.

2R – Reason. Razón. Cuáles son los hechos por los cuales existe el problema, cuál es la causa – raíz, o al menos cuáles son las «pistas» de las razones del problema. Debes sustentar tu dicho en números, no en opiniones. se descriptivo y no interpretativo para presentar tu propuesta de mejora, le dará estructura a una situación que suele ser confusa y la presentan como un «pedimento de recursos» y no como una propuesta. Utiliza las estadísticas para mostrar el problema.

3R – Result. Resultado. Cómo debería ser la operación si ese problema fuera resuelto, cuáles serían los beneficios, cuál sería el impacto al cliente, a la reducción de costos, al aumento de la velocidad de entrega, el aumento a la calidad. Pero no lo muestres solo como un aspecto cualitativo, sino también económico. Cuánto beneficio económico por invertir en un Proyecto de Mejora obtendrá la empresa. Cómo sería la operación sin el problema actual, o como disminuiría, descríbelo. Puedes elaborar un caso de negocio para ello. (si necesitas una ficha descriptiva de esta técnica – Caso de Negocio – escríbenos solicitándola a [email protected] y con gusto te la enviaremos, solo te pedimos que nos dejes un comentario en esta página y compartas esta publicación).

4R – Risk – Riesgos. Hazle ver a tu Jefe que haz pensado en todo, especialmente en los riesgos que implicaría el proyecto, y cómo piensas resolverlos en caso de que se materialicen estos riesgos, también preséntale no solo los riesgos de hacer el proyecto, sino los riesgos por no hacerlo. Estos riesgos los debes identificar una vez que hayas diseñado en alto nivel la solución al problema y su plan general, somételos con tu equipo y algunos invitados, a una sesión de análisis de riesgos, preguntándoles: ¿Cuáles son las 5 razones por las que ustedes creen que este proyecto podría fracasar?, es posible que tu equipo te responda que si solo te darán 5 razones, o de 5 en 5. Para esto deberán ponerse críticos, negativos, «contreras», incluso mordaces para identificar estos riesgos, cosa nada difícil de hacer, en toda empresa hay profesionales de la critica.

5R – Resources. Recursos. Los colaboradores, por falta de una herramienta como ésta, comienza pidiendo recursos, en lugar de ofrecer primero soluciones estructuradas, como lo que te acabamos de presentar en los puntos anteriores. En este punto debes presentar: Qué necesitas para lograrlo: Equipos, Gente, Conocimientos, Materiales, Participación de otros procesos de la empresa, compromiso, reglas, tiempo de dedicación, etc. Estos recursos debes pedirlos de manera sincronizada en el tiempo, presentando la importancia de «presupuestarlos» para no gestionar su habilitación cada que sean necesarios y perder el enfoque en el éxito del proyecto. IMPORTANTE.

6R – Responsible. Responsable. Quién se hará cargo del Proyecto. Estas responsabilidades son diferentes a lo largo de las fases del proyecto y en los diferentes niveles de Gestión: Cuál es la función del Gestor del Proyecto (PMP), Cuál es la responsabilidad del Líder del Proyecto, de los Colaboradores y todos los Actores Claves que interactuarán con el Proyecto, recordando la regla número 1 del Management Moderno: «No hay responsabilidades compartidas».

7R – Relationships. Relacionados. Quienes son los otros procesos y roles clave que deberán participar para impulsar el proyecto. Cuál sería su participación, su rol y su responsabilidad, para esto utilizamos la Matriz RACI, para asignar claramente responsabilidades en procesos y proyectos, solicita un ejemplo a [email protected], solo te pedimos que no olvides dejarnos un comentario y compartir esta publicación.

Por último, algunos tips son:

Enfoque Estratégico. Ningún proyecto o propuesta de mejora que presentes debe estar fuera del enfoque de los objetivos estratégicos de tu organización.

Preséntalo como un Negocio. Comienza tu presentación a tu Jefe con una frase de negocio: «Le traemos un negocio; donde podemos disminuir un 5% el gasto de operación, por ejemplo, o aumentar la satisfacción de nuestros clientes un 10%, o aumentar un 3% las ventas, donde por cada peso (o dólar) que gastemos recuperaremos 3 en menos de 12 meses»

Tu verás como llamas a la atención a tus patrocinadores, directivos y jefes. Háblales en su idioma, aprende su idioma.

Sé el facilitador de las soluciones de tus compañeros. Deja que ellos destaquen en el proyecto, impúlsalos, mantente tras las bambalinas. Que sean sus ideas las que sobresalgan y ellos los que obtengan los reconocimientos, verás como te comparten un aluvión de ideas y propuestas, sé tu el armador de las soluciones y verás qué pasa.

Podrás darle una voz respetable a tus ideas, y las de tus compañeros con la oportunidad de aprender más, lograr más y dignificar tu formación, tu experiencia, tu conocimiento y tu talento.